Скільки зберігати документи і що буде, якщо їх немає
Почнемо з цифри, яка тепер точна. Штраф за незабезпечення зберігання первинних документів – 1020 грн. За повторне порушення протягом року – 2040 грн. Стаття 121.1 ПКУ.
Ось дослівно:
121.1. Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів […] тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень. […] Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Чому ви могли бачити інші цифри
У курсах трапляються суми 510 і 1020 грн.
Це редакція до Закону № 466-IX від 16.01.2020, яким штрафи подвоїли. Тобто добірка відстала на шість років.
Це хороший привід перевіряти будь-яку цифру зі старого курсу, а не тільки цю.
Штраф маленький, але справа не в ньому
Є чесне спостереження, яке варто повторити. Штраф настільки невеликий, що частина підприємців свідомо на нього йде. Дешевше заплатити потім, ніж оформлювати акти зараз.
Спостереження правдиве, але неповне.
Без первинних документів руйнується не штраф, а вся конструкція доказів. Дохід стає непоясненим. Операція – нереальною.
Платити доведеться не 1020 грн, а податок із суми, яку ви не змогли пояснити.
Скільки зберігати
Пункт 44.3 ПКУ встановлює не один строк, а чотири:
| Строк | Для чого |
|---|---|
| 2555 днів, 7 років | документи для контролю за ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ст. 141: трансфертне ціноутворення, виплати нерезидентам |
| 1825 днів, 5 років | первинні документи і регістри у осіб з п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 ст. 133, а також у юридичних осіб на спрощеній системі |
| 1095 днів, 3 роки | інші документи |
| 1095 днів | документи за вимогами іншого законодавства, включно з дозвільними |
Строки рахуються з дня подання звітності, для складання якої використані документи. Якщо звітність не подана – з граничного строку подання.
Три роки чи п'ять
[ПОТРІБЕН БУХГАЛТЕР] Підпункт 44.3.2 з п'ятирічним строком перелічує юридичних осіб. ФОП там прямо не названий. Отже, формально для ФОПа працює пп. 44.3.3 – 1095 днів, тобто три роки. Курси теж кажуть «не менше трьох років».
Вибір між трьома і п'ятьма роками залишається відкритим. Різниця для людини суттєва, тому ми не закриваємо це питання самі.
Як рахувати ці роки
Тут відповідь є, і вона знімає головну плутанину.
Це позиція практики, а не норма. Рахувати треба три минулі повні роки, які закінчилися.
Не ковзне вікно від сьогоднішньої дати. Причина проста: перевірка буде за рік, а не починаючи з середини року.
Після закриття ФОПа обов'язок не зникає
Це те, про що забувають одразу після подання заяви про припинення.
Перевірка можлива і після зняття з обліку. Строки давності продовжують діяти.
Матеріали курсів називають ті самі строки: 1095 днів як загальний строк давності і 2555 днів для контрольованих операцій.
Що робити далі
- Складіть документи по роках, а не по типах. Так їх легше віддавати на перевірці.
- Тримайте мінімум три повні минулі роки. Якщо є сумнів – тримайте п'ять.
- Якщо закриваєте ФОП – не викидайте папку. Вона ще потрібна.